10 sposobów na zwiększenie efektywności pracy online

GOOGLE Hangouts

Google Hangouts to wielokierunkowy chat video zapewniający kontakt bezpośredni.

Hangouts można wykorzystywać na 3 sposoby:

  • jako tradycyjny chat (pisany),

  • jako video spotkania online z określoną grupą osób,

  • bądź też jako transmisję online do większego grona - wykorzystując funkcjonalności Hangouts on Air.  

Biorąc pod uwagę kompleksowość i elastyczność pakietu Google Apps for Work, Hangouts’a możemy użyć w każdym momencie. Zarówno z poziomu poczty mailowej (Gmail), jak i poprzez portal społecznościowy Google+, czy też Kalendarz Google, w którym mamy zapisane spotkanie online.

Procesy i miejsca do optymalizacji

Podstawową korzyścią używania narzędzia do videokonferencji jest oczywiście oszczędność czasu i kosztów dojazdu do danego miejsca spotkania.

W związku z tym narzędzia do spotań online możemy wykorzystywać m.in.:

  • do przeprowadzania szkoleń dla pracowników

  • do pracy zespołu zlokalizowanego w różnych miejscach i czasie

  • do uelastycznienia form pracy np. wprowadzenie pracy zdalnej, szczególnie istotnej dla młodych mam i ojców

  • do organizacji zjazdów, kongresów, videokonferencji z zarządem

  • do realizacji co miesięcznych, tygodniowych raportów z działań itp.

Gdy już znamy możliwości wykorzystania videokonferencji i je używamy, warto zadać sobie pytanie czy zawsze nasze spotkania online są efektywne?

Czy czasami nie mamy poczucia, że to była zwykła pogadanka?

Część osób się spóźniła i nie była całkiem w temacie, nie wszystkie osoby przejrzały wcześniej przesłany materiał i tak naprawdę nie mamy pewności czy zespół wie co robić?

Jak uniknąć takiej sytuacji? Jak zyskać poczucie dobrego wykorzystania czasu?


10 sposobów zwiększenia efektywności pracy online

I: Miej pewność, że uczestnicy spotkania widzą to samo co Ty

Po otwarciu aplikacji Hangout, w wygodnym miejscu - po lewej stronie okna mamy dostęp do przydatnych narzędzi podczas videokonferencji. Aby mieć pewność, że wszyscy uczestnicy wiedzą o czym mowa w danym momencie, można użyć funkcji - udostępnij ekran.
Dzięki niej pokazujemy np. swój otwarty dokument, dodatkowo jesteśmy w stanie zaznaczać na nim konkretne elementy, tak jak byśmy rysowali na tablicy (funkcja Draw), wskazując dokładnie to o co nam chodzi. 

II: Daj możliwość zapisywania propozycji i wymiany inspiracji podczas videokonferencji? 

Podobnie jak podczas każdej rozmowy w grupie, dobrze jest działać zgodnie z zasadą gdy jedna osoba mówi, pozostałe słuchają, jednak co zrobić kiedy pozostałe osoby podczas naszej wypowiedzi mają konkretne pytania, pomysły, inspiracje itd.? Niestety pamięć mamy dobrą ale krótką... 
Idealnym rozwiązaniem w takiej sytuacji jest wykorzystanie zintegrowanego z Hangoutsem chatu.
Dzięki niemu osoby mogą spisywać swoje pytania, na które prowadzący może odpowiedzieć później, bądź też jeśli inni uczestnicy znający odpowiedź mogą to zrobić w międzyczasie. 
W tym samym miejscu można także przesyłać ciekawe linki do innych stron internetowych. 
Używając tego rozwiązania zapewniamy sobie komfort pracy i jednocześnie nie ograniczamy myśli i inwencji pozostałych uczestników spotkania. 

III: W szybki i bezproblemowy sposób udostępniaj istotne dokumenty podczas videokonferencji?


drive-128.png

Z poziomu aplikacji Hangouts, a konkretnie z okna chatu możemy na bieżąco udostępniać istotne dokumenty, o których mowa podczas spotkania.

Dzięki temu oszczędzamy czas na przechodzenie do poczty mailowej i przesyłania danych dokumentów. Uczestnicy są w stanie otworzyć i sprawdzić dany dokument z poziomu okna Hangouts.  

IV: Wykorzystaj aplikację do pracy warsztatowej


W ramach dodatkowych funkcjonalności Hangouts  możliwe jest także dodanie aplikacji, które mogą wspomóc pracę warsztatową, w ramach spotkania online.

Do tego celu wykorzystujemy np. aplikację Symphonical. Ułatwia nam ona przeprowadzenie  burzy mózgów, analizy SWOT czy też podziału zdań wśród pracowników. Jest to połączone z naszym Kalendarzem Google, a więc bez problemu wszelkie ustalone terminy możemy w nim zapisać.

V: Oglądaj jednocześnie z uczestnikami spotkania wybrany materiał video

Wśród dodatkowych aplikacji, które możemy użyć w czasie spotkania online, jest także wspólne oglądanie video z serwisu Youtube. Może to być szczególnie przydatne w momencie kiedy prezentując swoje propozycje i chcemy oprzeć się na już funkcjonujących materiałach. Pozwala nam to utrzymać uwagę słuchaczy i skierować ich na dokładnie ten element, który chcemy. Uczestnicy nie przełączają się pomiędzy aplikacjami i nie tracą skupienia.


VI: Dbaj o agendę oraz eliminuj opóźnienia spotkań

google-plus-mobile-hangouts-1412-590x333.jpg

Spotkanie umówione na konkretną datę i godzinę, wszyscy uczestnicy potwierdzili w kalendarzu zaproszenia, a więc możemy spowiedzać się, że gdy nadejdzie dany termin spotkamy się w konkretnym  gronie. Czy zawsze tak jest?

Niekoniecznie… Co zrobić, żeby nie opóźniać spotkania, ale zadbać, żeby konkretne osoby znały przebieg spotkania i podane informacje, zanim dotrą do miejsca docelowego?

W takiej sytuacji warto wykorzystać aplikację Hangouts dedykowaną urządzeniom mobilnym (smartfony, tablety).

Jakie korzyści?

  • osoba, która ma opóźnienie łączy się na spotkanie ze swojego smartfona lub tabletu, z jakiegokolwiek miejsca, będą nawet “w terenie” lub czekając w korkach.

  • może połączyć się podobnie jak by zadzwonił na telefon, bądź też może włączyć kamerę i w pełni uczestniczyć w spotkaniu.

  • nie generuje to żadnych dodatkowych kosztów, niezbędny jest tylko dostęp do internetu.

  • przeprowadzamy spotkanie zarówno offline jak i online punktualnie, zgodnie z ustaloną agendą, dbając tym samym o efektywne wykorzystanie czasu pracy

VII: Lokalizuj uczestnika spotkania i wspieraj w dotarciu na miejsce

IMG_3540.PNG

Wyobraźmy sobie sytuację, że umówiliśmy się w nowym miejscu, część osób już dotarła, część połączyła się online, ale znalazły się także takie osoby, które są już “blisko”, “za 3 minuty będą..” Przyczyn może być wiele. Roboty drogowe… korki... nie odpowiednio oznaczone budynki? Zdarza się.

W takiej sytuacji warto użyć specjalnej funkcji Hangouts na urządzeniach mobilnych.

Jakie korzyści:

  • osoba, która próbuje dotrzeć w dane miejsce, wysyła nam swoją lokalizację jednym ruchem i widzimy gdzie dokładnie jest na mapie google.

  • jesteśmy w stanie określić realny czas dotracia danej osoby na miejsce spotkania, ewentualnie poprosić o dołączenie do videokonferencji z telefonu,

  • możemy wspomóc daną osobę, aby jak najszybciej dotarła na miejsce  

VIII: Optymalizuj wdrażanie i szkolenie pracowników

Prawidłowe wdrożenie nowych pracowników do organizacji oraz podnoszenie poziomu wiedzy i umiejętności stałych pracowników, a także inspirowanie ich oraz zachęcanie do wymiany informacji są istotnymi elementami wpływającymi na konkurencyjność naszych przedsiębiorstw. W związku z tym pytanie brzmi jak możemy uefektywnić te procesy?

Drugą formą narzędzia Hangouts jest wspomniany na wstępnie Hangouts on Air.

Jak go wykorzystać do wyżej przedstawionych działań?

  • organizując szkolenia na żywo, które możemy kierować do grupy pracowników, znajdujących się w różnych lokalizacjach,

  • nagrywaj i udostępniaj wcześniejsze szkolenia i spotkania online osobom, które w danym czasie nie były w stanie uczestniczyć w nich,

  • zachęcaj doświadczonych pracowników do dzielenia się wiedzą poprzez nagrywanie materiału video, nie każdy będzie miał czas i chęć pisania na intranecie lub do specjalnej gazetki firmowej

  • gromadź materiały video i buduj bazę wiedzy dla nowych pracowników, oszczędzasz tym samym czas na ponowne szkolenia, a jednocześnie masz “pewność” że unikalna wiedza nie zniknie wraz z odejściem pracownika.

Hangout_on_air.jpg

IX: Buduj i zwiększaj poziom zaufanie klienta

Rośnie znaczenie skondensowanej wiedzy merytorycznej, której klienci oczekują, będąc na etapie wyboru produktu lub usługi. Biorąc pod uwagę wagę i długość korzystania z usług bankowych czy ogólnie finansowych, decyzje o zakupie są tym bardziej obwarowane ograniczonym zaufaniem.

Jakie działania warto rozpocząć w cenu budowania dobrej relacji z klientem?

  • wykorzystuj spotkania online (videokonferencje) z klientem - kontakt wzrokowy przynosi o 50 % lepszy efekt niż obraz statystyczny (zdjęcie konsultanta), bądź tylko głos w słuchawce podczas rozmowy telefonicznej

  • buduj wizerunek eksperta, odpowiadając na najczęściej pojawiające się pytania klientów - poprzez Hangouts on Air - transmisja na żywo. W prosty sposób można z wyprzedzeniem zebrać pytania od publiczności i przygotować odpowiedzi.

  • bądź dostępny dla klienta - dzięki Hangouts - klient może w każdym momencie połączyć się i zadać konsultantowi nurtujące go pytania  

  • organizuj spotkania z ekspertami z banku - możliwość doradztwa dla większej grupy klientów, na wcześniej wybrany temat

  • gromadź cenną wiedzę dla klientów w formie video na dedykowanym kanale Youtube

tworzenie_hangout_on_air.jpg

X: Wykorzystuj dostępną aplikację na urządzeniach mobilnych

IMG_3541.PNG

Mając na uwadze konieczność przyspieszenia decyzyjności oraz wymiany informacji istotna z punktu widzenia przedsiębiorstwa jest także kompatybilność aplikacji do pracy online z urządzeniami mobilnymi.

Google Hangouts jest intuicyjną i wygodną aplikacją, dostępną na urzędzeniach mobilnych typu smartfon czy też tablet.  

Posiadacze Iphonów pobierają bezpłatnie aplikacje z App Store, natomiast posiadacze smartonów z systemem Android - mają automatycznie zainstalowaną aplikacje Hangouts w swoim telefonie.  

Podsumowując i uzupełniając wyżej wspomniane funkcjonalności aplikacji na urządzenia mobilne, warto zauważyć, że Hangouts daje nam następujące możliwości:

  • połączenia głosowe, podobnie jak poł. telefoniczne (tylko dźwięk)

  • połączenia video

  • chat (bezpłatne zastępstwo dla SMS i MMS)

  • szybka wysyłka screenów i zdjęć (dzielenie się utrwalonym widokiem)

  • udostępnianie swojej lokalizacji

  • ustawiania indywidualnie powiadomień z aplikacji

  • wyszukiwanie kontaktów

Zachęcam do obejrzenia materiału video

o Google Hangouts -  https://goo.gl/8hbclY